公司内部费用报销管理方法（会计费用报销制度及流程）

公司内部费用报销管理方法

为公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，根据相关的财务法规及公司的实际情况，将财务报销分为日常费用报销、工薪福利及相关费用报销，适用于本公司及下属分公司。

一、借支管理规定及借支流程

出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

其他临时借款：如业务费、工伤住院费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

各项借款金额：原则上不应超过RMB 50,000元。

借款销账规定：借款销账时应以《借款单》为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经总监级领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。

借款未还者：原则上不得再次借款，逾期没还（二个月内），借支者转为个人借款从工资中扣回。

二、借款流程

借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），转账或现金。

审批流程：部门经理级审核签字 会计复核签字 财务经理复核签字 总经理或其授权人审批。

财务付款：借款凭审批后的《借款单》到财务部出纳处办理领款手续。

三、日常费用报销制度及流程

日常费用主要包括:差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、车间零星物料、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

费用报销的一般规定

报销人必须取得相应的合法票据:目前我国发票主要类型包括包括：增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、通用机打(手工)发票、航空运输电子客票行程单、门票、过路(过桥)费发票、定额发票、客运发票。取得的发票必须是按照号码顺序填开的，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。

填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由；单据完整，粘贴整齐，单据不完整（例如不粘贴或者用订书机订），财务部退回原报销人处理，实际已经发生但未取得合法票据的费用，需填写《费用报销特别审批单》经部门经理级及公司总经理批准后，按照实际消费记录单独报销。

按规定的审批程序报批

报销10,000元以上需提前一天通知财务部以便备款。

费用报销的一般流程：报销人整理报销单据并填写对应《费用报销单》=》部门经理级审核签字=》会计复核签字=》财务经理复核签字=》公司总经理或其授权人审批=》至财务部出纳报销。

四、差旅费报销制度及流程

费用标准：

住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。

实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准，12：00以后出发（或12：00以前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。

伙食标准、交通费用，乘坐火车须取得火车票，乘坐飞机需取得航空运输电子客票行程单及电子普票，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时，经审批后可按消费记录在额度内报销。

宴请客户需由销售总监批准后方可报销招待费。

出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

报销流程

出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总监级批准。

借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》，部门经理级审核签字=》会计复核签字=》财务经理复核签字=》公司总经理或其授权人审批。

五、电话费报销制度及流程

费用标准

移动通讯费：员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，人事行政部根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。

报销流程

财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。

六、交通费报销制度及流程

费用标准：

员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经人事行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租或网约车，市内因公公交车费应保存相应车票报销。

报销流程

员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由人事行政部派车人员签字确认，按规定填好《费用报销单》。

审批：按日常费用审批程序审批。

员工持审批后的报销单到财务部办理报销手续。

七、办公费、低值易耗品、车间零星物料的采购费用报销制度及流程

管理规定：为了合理控制费用支出，办公费、低值易耗品由公司人事行政部统一管理，集中购置，并指定专人负责，做好台账登记及管理。低值易耗品是指：价值低（单价3，000元以下）、品种多、数量大、易损耗、使用年限短，因而导致购置报废比较频繁的物品。

低值易耗品的分类：

经营用具：指经营中使用的各种用具如清洁器械、消防器械、绿化器械等。

管理用具：指企业管理中的各种家具用具，如保险柜、沙发、椅子、桌子等。

包装容器：指企业在经营过程中使用的周转箱，包装袋等。

除上述以外的其它低值易耗品。

车间零星物料，不适合走正常采购程序的，可零星采购，由采购部指定专人负责，根据采购获取的发票及送货单、入库单等进行报销。在正规的电商平台采购，如京东、天猫、淘宝等，需取得增值税发票，特殊情况无法取得发票的，经审批后可按照实际消费记录报销。

报销流程

购置申请: 办公用品及易损易耗品的采购，公司人事行政部每季度根据需求及库存情况编制购置预算，实际购置时填写《采购申请单》按规定报批。

车间零星物料采购，由采购部根据需要填写《采购申请单》按规定报批。

报销流程：报销人先填写《费用报销单》(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。

费用归集：财务部按月根据人事行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。零星采购的物料直接计入制造费用。

八、招待/聚餐费、培训费、资料费及其他报销制度及流程

费用标准

招待/聚餐费：为了规范招待/公司聚餐的支出，5，000元以上招待/公司聚餐费应事前征得公司总经理的同意。

培训费：为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人事行政部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人事行政部门。人事行政部根据实际需要编制培训计划报总经理或其授权人审批。

资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到人事行政部文控员处进行登记（文控员在资料发票背面签字）。

其他费用：根据实际需要据实支付。

报销流程

招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。聚餐费要提供《聚餐申请表》给相关权责人签字后再按日常费用报销规定进行报销。

培训费由人事行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。

资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务部办理报销手续。

其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。

九、工薪福利及相关费用支出制度及流程

工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。

工资支付流程：

员工入职5日内，由人事行政部将经用人部门总监级审批后的工资支付标准（含薪资额度、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；销售部门5日前提供提成表；

人事行政部每月5日前提供全员的考勤记录及有绩效考核的结果记录给财务部；财务部计算工资并编制工资表；按工薪审批程序审批；每月10日之前财务部给员工签领工资条；每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资。

临时工资支付流程同工资支付流程

社会保险支付流程：

由人事行政部将由行政总监审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；

社会保险金由财务部办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人事行政部专员签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。

其他福利费支出:其它福利费主要指：职工食堂费用、节日礼品费用、员工聚餐费用、给予职工的其它补贴。由公司人事行政部按审批后的支付标准填写报销单=》经部门经理级签字确认=》会计复核签字=》财务经理复核签字=》报总经理或其授权人审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。

会计费用报销制度及流程

1、报销的前提是报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)。

(1)报销发票单位名称需写全称“***”;

(2)项目部租赁房屋需以单位名义签协议、并需对方开据房屋租赁专用发票;

(3)原则上跨年度发票不允许报销;

(4)发票内容与报销单内容一致;

(5)具体项目上发生的费用需填写对应的项目号、项目名称;

(6)报销单上需写明所附单据数量;

(7)报销时需将发票分类，按报销类型分行填列报销单据，报销类型主要分为以下几种：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、会议费(报销时需附会议通知)等。

会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。

2、单笔报销总额超过2000元，需要提前一天通知财务备款。

3、费用报销基本流程及审批管理：

(1)总经理负责公司所有货币资金等的支付审批。

(2)货币资金支付的批准方式为书面方式。

(3)部门主任根据公司本制度规定的费用报销标准对本部门发生的费用报销业务真实性审核。

(4)财务部门对费用报销凭证的合法性，合规性、合理性、发票金额的正确性进行审核。

(5)出纳收到报销单后应检查总经理、部门主任、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

(6)报销人要对其所报销费用内容的真实性负全部责任，在费用发生后必须取得合法有效的凭证。

4、报销时间的具体规定：

公司财务部根据实际情况在每星期二、星期三、星期四集中进行财务报销。

5、费用报销单填写及票据粘贴要求：

(1)报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改;

(2)报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好);

(3)各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致;

(4)若报销票据面积大小相同或相似(如车票等)，需有层次序列张贴;

(5)报销单据金额、类型相同的(如车票等)，应尽量张贴在一块，并按金额大小排列;

(6)报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;

(7)报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写;

(8)报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准;

(9)有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单。